Cómo pueden los funcionarios del cumplimiento controlar eficazmente el soborno y el fraude
Por Adam Decker, Mercadotecnia —
Los funcionarios del cumplimiento tienen que usar diligencia para mantener el dinero lejos de manos corruptas.
Toda organización está corriendo posibles riesgos de corrupción, ya sea robos por Internet, malversación de fondos corporativos, sobornos o fraude.
Los empleados criminales tienen que ser muy habilidosos para planificar su acceso al dinero y encubrir sus acciones, a sabiendas de que de ser descubiertos quedarían sujetos al procesamiento de las autoridades.
El objetivo de cualquier organización debería ser reducir el riesgo de robos a través de controles financieros estrictos. Un oficial de cumplimiento siempre debe trabajar de cerca con el jefe de finanzas, con un interventor y con auditores internos.
Cualquier procedimiento que pudiera permitir acceso no autorizado al dinero necesita ser identificado y separado de otros deberes realizados por un empleado. Esto ayuda a minimizar el riesgo principal — que posibles ganancias hagan del empleado alguien más susceptible al soborno.
Oportunidades globales de fraude
En una organización global, en cada país habrá empleados con la autoridad de usar dinero para gastos. Al estar estos gastos diseminados por todo el mundo aumenta el riesgo de fraude, soborno y malversación de fondos.
Las compañías deben poner mucha atención a la regulación de estos empleados para evitar actividades fraudulentas.
Encontrar un sistema efectiva del cumplimiento
Un sistema eficaz para la seguridad financiera sirve de mucho para reducir los riesgos. Se deben establecer las medidas apropiadas para proteger las cuentas y cualquier sistema que permita que se realicen transacciones financieras.
A cualquier empleado que necesite exceder una cantidad autorizada de gastos se le debe exigir que solicite autorización de un nivel superior y dicha autorización de acceso a estos fondos debería darse oficialmente por escrito.
Quienes estén autorizados para tener acceso al sistema financiero sólo deben tener acceso a sus propios fondos y no deben tener acceso a ninguna otra cuenta. Al hacer cumplir políticas de seguridad estrictas con respecto a contraseñas y datos financieros, las empresas pueden lograr que el acceso al dinero sea más restringido.
Los auditores internos juegan un importante papel
Los auditores internos deberían poder cubrir todas las áreas de riesgo, no sólo las actividades obvias que podrían involucrar riesgos financieros serios. También deberían examinar los gastos en áreas donde el riesgo potencial tendría un menor impacto, incluso el entretenimiento corporativo, los viajes de negocios y los regalos.
Las auditorías internas juegan un papel crítico en cualquier sistema financiero, pero dejar los controles financieros únicamente en manos de los auditores internos es un error que no le conviene cometer a ninguna organización. Se necesitan controles mucho más estrictos para cubrir todas las áreas de riesgo. Los auditores internos y oficiales de cumplimiento necesitan trabajar mano a mano para cubrir todo resquicio que pueda facilitar el fraude.
Al realizar investigaciones de fraude, los oficiales de cumplimiento tienen que enfrentarse con individuos que quizás deseen esconder sus actividades. En esos casos, EyeDetect™, un nuevo examen para detectar el engaño, podría ser de valor incalculable. EyeDetect es fácil de usar, lo cual simplifica y agiliza la capacitación del personal administrativo. Esto podría ser de gran ayuda al tratar de encontrar a los culpables de fraude.
El fraude ocurre cuando el personal en puestos de confianza y / o control decide romper esa confianza para su beneficio propio. Se puede crear una cultura de prevención de fraudes a través de la evaluación periódica de empleado. Si todos los empleados saben que se les van a evaluar frecuentemente, eso sirve para mejorar el comportamiento.
